Surat Dinas

 

LAPORAN PENYULUHAN BAHASA

SURAT DINAS SEBAGAI UPAYA PENGUATAN MATERI PENULISAN SURAT DENGAN MEMPERHATIKAN JENIS SURAT DI SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN 4 SURABAYA

 

JURUSAN PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS BAHASA DAN SENI

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2011

Kata Pengantar

            Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulisan laporan penyuluhan bahasa tentang penulisan surat dinas sebagai upaya penguatan materi penulisan surat dengan memperhatikan jenis surat yang telah dilaksanakan di Sekolah Menengah Kejuruan 4 Surabaya.

 Kebutuhan akan laporan ini sangat diperlukan dalam rangka memenuhi tugas pada mata kuliah Penyuluhan Bahasa.Selain itu laporan ini disusun untuk menambah wawasan dan pengetahuan kepada para pembaca serta para pengajar akan pentingnya kegiatan penyuluhan bahasa di lingkungan masyarakat khususnya di lingkungan pendidikan. Karena hal ini diharapkan mampu memberi penguata materi yang sebelumnya telah diajarkan oleh guru dalam kegiatan pembelajaran. Sdangkan melalui penyuluhan bahasa ini, diharapkan siswa mendapatkan perlakuan yang sedikit berbeda dan lebih santai untuk mendapatkan materi mengenai penulisan surat dinas yang tepat daripada pada kegiatan belajar mengajar sebelumnya bersama guru Bahasa Indonesia pada saat di kelas. Selain itu pentingnya penguatan materi penulisan surat ini sangat dibutuhkan oleh para siswa di SMKN 4 Surabaya ini, khususnya jurusan Administrasi Perkantoran karena mereka diharapkan kelak mampu melayani masyarakat di lingkungan kerja dalam hal surat menyurat.

Laporan ini berisi kajian tentang laporan penyuluhan bahasa tentang penulisan surat dinas sebagai upaya penguatan materi penulisan surat dengan memperhatikan jenis surat yang telah dilaksanakan di Sekolah Menengah Kejuruan 4 Surabaya. Laporan ini bertujuan untuk membahas permasalahan yang ada pada siswa tepatnya pada saat pelajaran Bhs Indonesia penulisan surat dinas.

Kepada dosen Mata Kuliah Penyuluhan Bahasa  yaitu Ibu Trinil  serta pihak-pihak lain yang telah membantu penulisan laporan ini kami sampaikan terima kasih.

Demi penyempurnaan laporan ini ,penulis mengharapkan masukan dan berbagai pihak. Mudah-mudahan tujuan utama disusunnya makalah ini dapat tercapai.Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Surabaya,08 Mei 2011

Penulis

Daftar Isi

Kata pengantar………………………………………………………………………i

Daftar isi…………………………………………………………………………….ii

Bab I Pendahuluan

            1.1 Latar Belakang…………………………………………………………...1

            1.2 Tujuan………………………………………………………………….....4

            1.3 Manfaat…………………………………………………………………..5

Bab II Pelaksanaan kegiatan

            2.1 Bentuk kegiatan………………………………………………………….6

            2.2 Pembagian personalia…………………………………………………….7

            2.3 Deskriptif pelaksanaan penyuluhan……………………………………...7

            2.4 Hasil Penyuluhan………………………………………………………...8

            2.5 Materi peyuluhan……………………………………………………….10

Bab III Penutup

            3.1 Simpulan

            3.2 Saran

Lampiran

Bab I

Pendahuluan

1.1  Latar Belakang

Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, dan sebagainya. Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.

Ditinjau dari ujud penuturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi, sejenis dengan ragam percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Peranan surat lebih jelas lagi, terutama dalam surat resmi, misalnya surat perjanjian, surat tugas, surat jual beli, surat wasiat, surat dinas, dan surat-surat resmi lainnya. Surat tersebut selain resmi sifatnya, juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis, suatu bukti nyata yang sah, ‘hitam di atas putih’.

Surat juga mempunyai peranan untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis ke pihak lain, atau salah sesuatu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Yang tersangkut dalam kegiatan surat menyurat dapat per orangan atau badan organisasi. Di samping itu penulis dalam mengungkapkan maksudnya harus memperhatikan sifat surat-surat yang dibuatnya, dan kedudukan penulis sendiri dan tingkatan pembaca surat.

Dalam penulisan surat yang baik ada tiga syarat penting yang perlu diperhatikan, yaitu ihwal (1) bentuk surat, (2) isi surat, (3) bahasa surat. Bentuk surat berkaitan dengan keserasian tata letak bagian-bagian surat, yaitu kepala, pembuka, isi, dan penutup. Setiap jenis surat, misalnya surat dinas, nota dinas, surat tugas, surat pengantar, surat keputusan, dan berita acara memiliki bentuk tersendiri yang sudah dilazimkan. Isi surat haruslah dinyatakan secara jelas, lugas, ringkas, dan eksplisit. Isi surat dinyatakan secara ringkas dalam Hal surat dan dijelaskan pada paragraf isi (paragraf kedua).

Surat resmi haruslah ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik sesuai dengan santun bahasa baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa: ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, dan struktur kalimat. Surat resmi dapat dibeda-bedakan berdasarkan isi dan pihak-pihak yang bersangkutan. Ada enam belas jenis surat resmi, yitu surat dinas, surat tugas, surat undangan, surat keterangan, surat izin, surat rekomendasi, surat edaran, surat pengumuman, surat kuasa, surat pernyataan, surat pengantar, surat keputusan, surat perjanjian, surat berita acara, nota dinas, dan surat lamaran pekerjaan.

Khusus pada praktek berkomunikasi melalui surat-menyurat banyak sekali instansi pemerintahan atau organisasi kurang menguasai ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam surat-menyurat. Kelemahan umum yang terjadi berupa susunan kalimat tidak lengkap, penggunaan tanda baca yang tidak perlu, ejaan yang tidak sesuai dengan EYD, pemakaian istilah asing yang tidak perlu, tata bahasa yang tidak teratur, dan penggunaan bentuk atau model surat yang tidak menentu.

Berlatar belakang pada permasalahan tersebut, perlu kirannya memberikan bekal pengetahuan tambahan serta penguatan materi penulisan surat dinas kepada siswa SMK jurusan Administrasi Perkantoran khususnya siswa kelas AP II. Siswa SMK yang nantinya disiapkan untuk di dunia kerja harus memiliki keterampilan yang mumpuni dalam membuat surat, khususnya pada surat dinas. bidang administrasi yang tidak terlepas dari surat mempunyai peranan tersendiri pada pembuatan surat dinas yang baik dan benar. Selama ini memang banyak sekali terjadi kesalahan pada pembuatan surat resmi. Oleh sebab itu, memberikan bekal kepada siswa SMK sangat tepat karena jika merubah dari atas akan lebih sulit karena penyakit kesalahan sudah menjalar ke semua orang yang sudah bekerja di Instansi, pemberian bekal pengetahuan pada siswa SMK nantinya diharapkan bisa merubah paradigma pembuatan surat jika siswa sudah bekerja.

Dunia administrasi tidak akan lepas dari surat menyurat, bagaimana jadinya jika keahlian yang seharusnya dimiliki belum dipahami dengan benar oleh siswa. Selain itu, siswa SMK juga nantinya belum tentu bekerja di perusahaan. Bisa jadi bekerja di instansi-instansi pemerintahan sebagai bagian administrasi pemerintahan atau biasa disebut tata usaha.  Dan masih banyak kesalahan penggunaan bentuk surat dinas yaitu bentuk setengah lurus, bentuk Indonesia baru, dan bentuk Indonesia lama. Beberapa dari mereka belum mengerti bentuk-bentuk surat dinas, serta belum mampu secara dalam mengenai penggunaan bahasa dalam surat dinas tersebut. Penyuluhan surat dinas ini juga sebagai penguat materi surat dinas yang sangat penting dalam dunia kerja nantinya.

Berdasarkan standar kompetensi serta kompetensi dasar yang ada pada pembelajaran siswa SMK pada umumnya yaitu standar kompetensi: berkomunikasi dengan bahasa Indonesia setara tingkat unggul, dan kompetensi dasar: 3.4 menulis surat dengan memperhatikan jenis surat, sehingga kami memilih siswa SMKN 4 Surabaya jurusan Administrasi Perkantoran karena materi surat dinas hanya diberikan pada waktu kelas XI khususnya kelas AP II (Administrasi Perkantoran II)  selama dua kali tatap muka. Pemilihan kelas tersebut berdasarkan hasil diskusi kami dengan wali kelas AP II yaitu Ibu Erni . Sebelumnya kami meminta kepada Ibu Erni untuk memilih siswa dengan taraf kemampuan menengah diantara empat kelas yang ada yaitu AP I, AP II, AP III, dan AP IV sehingga kami memilih kelas menengah yaitu AP II dengan jumlah siswa 37 orang siswa perempuan. Kegiatan penyuluhan awalnya kami rencanakan di tempat gedung aula SMKN 4 Surabaya, namun karena bapak wakasek kesiswaan yaitu Bapak Hadi tidak memberikan ijin kepada kami, karena melihat keefektifan kegiatan penyuluhan serta waktu sehingga kegiatan penyuluhan tersebut dilaksanakan di kelas XI AP II. Penyuluhan bahasa ini dimulai dengan kegiatan pretest yang diberikan kepada siswa kelas XI AP II yang dilaksanakan pada hari pertama yaitu Jumat pada tanggal 11 Maret 2011 tepat pukul 10.00--11.30  di kelas. Kemudian di hari kedua yang dimulai pada hari Sabtu pada tanggal 12 Maret 2011 tepat pukul 11.00—12.30 berlangsung kegiatan penyuluhan bahasa dan dilanjutkan untuk posttest.

 Berdasarkan hasil pretest tersebut, rata-rata siswa kurang memahami kaidah pembuatan surat dinas. Kesalahan yang terjadi yaitu pada bagian penulisan bahasa surat tidak sesuai EYD, seperti pada penulisan alamat surat dengan format Jln, penulisan Kepada Yth, penggunaan kata sapaan pada surat, penggunaan kalimat dalam pembuka surat. Selain itu hasil pretest yang kami analisis tersebut ditemukan 12 surat dinas bentuk lurus, 18 surat dinas bentuk Indonesia baru, dan 7 surat dinas yang tidak memiliki pola atau bentuk. Pada kegiatan pre test yang terdiri atas 37 siswa sedangkan pada kegiatan posttest terdiri atas 35 siswa dan dua diantaranya tidak masuk sekolah. Memang siswa tidak kami beri penjelasan terlebih dahulu tentang bentuk-bentuk surat dan beberapa konsep penulisan surat dinas dengan menggunakan bahasa yang sesuai EYD, namun kami mencoba untuk beranggapan bahwa siswa SMKN 4 Surabaya ini khususnya siswa kelas XI AP II ini telah mendapatkan pelajaran mengenai penulisan surat dinas ini pada mata pelajaran Bahasa Indonesia. Namun hal ini sangat disayangkan karena siswa SMKN 4 kelas XI AP II ini masih banyak yang melupakan pelajaran mengenai tulis-menulis surat terutama dalam hal bentuk-bentuk surat dan bahasa dalam surat. Melalui kegiatan pretest yang kami lakukan ini sebagai bahan kami memberikan penyuluhan, yaitu dengan hasil pretest tersebut kami mencoba untuk menganalisis kesalahan-kesalahan hasil pretes siswa, sehingga menjadi bahan pertimbangan kami dalam menyampaikan materi penyuluhan di hari kedua. Harapan kami adalah ketika menyampaikan materi berdasarkan letak kesalahan mereka dalam kegiatan pretest, sehingga mereka lebih mengerti serta mampu memahami apa yang hendak kami berikan kepada mereka. Sehingga hal inilah yang membuat kami untuk melakukan kegiatan penyuluhan ini sebagai upaya reviu sekaligus penguatan materi pelajaran mengenai penulisan surat dinas khususnya dalam hal bentuk surat dan bahasa surat yang efektif. Dengan adanya kegiatan penyuluhan ini, kami berharap siswa SMKN 4 Surabaya ini lebih teliti lagi dalam menggunakan bahasa surat sesuai EYD, memilih bentuk surat dinas sesuai dengan kaidah yang ditentukan yaitu surat dinas bentuk lurus penuh, surat dinas bentuk setengah lurus, surat dinas bentuk Indonesia baru, surat dinas bentuk Indonesia lama. 

1.2  Tujuan

Berdasarkan latar belakang serta objek sasaran penyuluhan bahasa kelompok kami, yaitu materi penulisan surat dinas pada siswa SMKN 4 Surabaya jurusan administrasi perkantoran kelas XI AP II bertujuan:

1.    Memenuhi tugas mata kuliah penyuluhan bahasa;

2.    Memberikan penyuluhan bahasa tentang penulisan surat dinas kepada siswa SMKN 4 Surabaya khususnya jurusan administrasi perkantoran kelas XI AP II;

3.    Memberikan penguatan materi penulisan surat dinas pada siswa SMKN 4 Surabaya khususnya jurusan administrasi perkantoran kelas XI AP II.

4.    Memberikan hasil evaluasi kegiatan penyuluhan bahasa tentang surat dinas yang telah kami laksanakan di SMKN 4 Surabaya khususnya siswa jurusan Administrasi Perkantoran kelas XI AP II

1.3 Manfaat

1.    Bagi penyuluh, dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam memberikan materi surat dinas kelak di kelas serta sebagai bahan evaluasi kegiatan penyuluhan bahasa yang telah dilaksanakan di SMKN 4 Surabaya khususnya siswa kelas XI AP II (Administrasi Perkantoran)

2.    Bagi peserta penyuluhan, dapat bermanfaat untuk bekal mereka kelak ketika bekerja pada instansi-instansi pemerintahan.

Bab II

Pelaksanaan Kegiatan

2.1  Bentuk Kegiatan

Bentuk kegiatan penyuluhan bahasa ini adalah seminar di dalam kelas dengan jumlah siswa yang mengikuti kegiatan pretest yaitu 37 siswi SMKN 4 Surabaya kelas XI jurusan Administrasi Perkantoran (AP II) . Waktu dan tempat penyuluhan yaitu pada

Hari          : Jumat – Sabtu  

Tanggal    : 11 – 12  Maret 2011

Pukul        : 10.00 – selesai

Tempat     : di Kelas XI AP II SMKN 4 Surabaya

Sasaran penyuluhan bahasa pada materi surat dinas adalah 37 siswa kelas XI Jurusan Administrasi Perkantoran II SMKN 4 Surabaya. Alasannya yaitu berdasarkan standar kompetensi serta kompetensi dasar yang ada pada pembelajaran siswa SMK pada umumnya yaitu standar kompetensi: berkomunikasi dengan bahasa Indonesia setara tingkat unggul, dan kompetensi dasar: 3.4 menulis surat dengan memperhatikan jenis surat. Selain itu, pada kelompok siswa tersebut masih terjadi kesalahan dalam penggunaan bahasa, penyusunan struktur surat dinas, ketepatan ejaan yang kurang sesuai dengan EYD, dan lain sebagainya.

Kegiatan penyuluhan bahasa yang telah kami laksanakan yaitu dalam bentuk seminar yaitu pada hari pertama yaitu Jumat tanggal 11 Maret 2011 pada pukul 11.00—12.30 hanya melakukan kegiatan pretest saja. Kemudian dilanjutkan pada hari kedua yaitu Sabtu tanggal 12 Maret 2011 pukul 10.00—13.00 melakukan kegiatan posttest, namun sebelumnya kami memberikan sedikit pengantar tentang beberapa evaluasi kesalahan-kesalahan mereka dan dilanjutkan penyuluhan bahasa selama  satu jam dlam bentuk interaksi aktif dengan peserta penyuluhan, karena konsep kegiatan penyuluhan kami ini adalah dengan memberikan hadia kepada peserta penyuluhan teraktif dan terbaik sehingga diharapkan kai bisa memberikan penyluhan secara maksimal kepada peserta.

2.2  Pembagian personalia

Hari dan Tanggal	Pukul	Kegiatan	Penanggung jawab
Jumat, 11 Maret 2011	10.00—10.10	Persiapan	Kelompok
	10.10—10.30	Sosialisasi penyuluhan materi	Kelompok
	10.30—11.20	Pre test	Dian
	11.20—11.30	Pengumpulan	Kurniawati+Kholiq
Sabtu, 12 Maret 2011	11.00—11.10	Persiapan	Kelompok
	11.10—12.00	Penyampaian materi penyuluhan	Kurniawati+Kholiq
	12.00—12.50	Post test	Dian
	12.50—13.00	Pengumpulan	Imas

2.3 Deskripsi Pelaksanaan Penyuluhan

Penyuluhan surat dinas yang direncanakan di aula SMKN 4 Surabaya pada hari Jumat 11 Maret 2011 diganti di kelas XI AK II pada jam pelajaran terakhir. Wakasek Kesiswaan Bapak Hadi menyarankan penyuluhan dilaksanakan di kelas pada jam terakhir karena apabila kegiatan penyuluhan dilaksanakan saat siswa pulang sekolah dan bertempat di Aula, maka dikhawatirkan daya konsentrasi siswa berkurang dan penyuluhan tidak maksimal.

Kegiatan pertama adalah sosialiasi penyuluhan surat dinas  yang kemudian disusul dengan kegiatan pre-test. Sosialisasi penyuluhan surat dinas berisi perkenalan penyuluh dengan siswa yang berlangsung pada pukul 10.00--10.30 Pre-test dilaksanakan pukul 10.30—11.30 dengan jumlah pretest 3 soal pengayaan.  Dari hasil pre-test tersebut dilakukan analisis bersama yang dilakukan pada pukul 13.00—15.00 di rumah salah satu penyuluh. Dari hasil analisis tersebut dapat dijadikan sebagai data untuk penyuluhan yang akan kami berikan pada tanggal 12 Maret 2011 pada pukul 11.00—13.00 di kelas XI AK II.

Materi penyuluhan surat dinas yang disampaikan berdasarkan kesalahan yang ada pada pre-test, kemudian dilanjutkan kegiatan penyuluhan materi penulisan surat dinas berdasarkan dari analisis data yang berisi kesalahan pada penulisan surat dinas. Penyuluhan surat dinas berlangsung pada pukul 11.00—12.00. Saat kegiatan penyuluhan berlangsung, tim penilai melakukan pengamatan pada siswa yang aktif dalam proses penyuluhan.

Setelah kegiatan penyuluhan berlangsung, dilakukan kegiatan post test dengan 5 butir soal uraian serta bentuk soal aplikasi menulis surat. Hal ini untuk mengetahui perkembangan siswa dalam menulis surat dinas dan untuk membandingkan kemampuan siswa sebelum dan sesudah mendapatkan penyuluhan. Kegiatan post-test dilaksanakan hari Sabtu tanggal 12 Maret pada pukul 12.00—12.50.

Kegiatan penutup pada penyuluhan surat dinas SMKN 4 Surabaya dilakukan di kelas XI AK II dengan bentuk penyerahan cinderamata pada Wakasek Kesiswaan SMKN 4 Surabaya dan pemberian hadiah pada siswa yang aktif selama penyuiluhan surat dinas berlangsung.

Analisis hasil post test dilakukan pada tanggal 25—26 Maret 2011 dalam bentuk megevaluasi hasil post-test penyuluhan bahasa pada hari kedua dan membandingkan hasil pre-test dan post-test.

2.4  Hasil kegiatan penyuluhan

Dari hasil penyuluhan yang dilakukan pada 11—12 Maret 2011, diperoleh data sebagai berikut:

a.      Hasil Pre-test

Jumlah soal pada pretest yang kami lakukan yaitu sebanyak 3 butir soal uraian, diantaranya bentuk soalnya adalah sebagai berikut

1.      Dalam penulisan surat dinas, kepala surat merupakan hal yang harus ada dalam surat karena berfungsi untuk menunjukkan instansi atau lembaga yang mengirimkan surat. Buatlah contoh kepala surat yang kalian ketahui! (lembaga sekolah atau sejenisnya) !

2.      Alamat surat yang dituju juga sangat penting dalam pengiriman surat. Berikan contoh alamat surat yang dituju dalam surat! (misal untuk kepala sekolah di SMK N 4 Surabaya) !

3.      Buatlah contoh surat yang kalian ketahui. (surat undangan rapat kerja tahunan, ditujukan kepada guru-guru SMKN 4 Surabaya, dari kepala sekolah, hari senin, 28 Maret 2011, sesuai dengan macam bentuk surat dinas yang kalian ketahui serta penggunaan bahasa sesuai dengan EYD)!

Berdasarkan hasil pretest yang kami peroleh yaitu

   12 surat dinas bentuk lurus

   18 surat dinas bentuk Indonesia baru

   7 surat dinas tidak berpola

Berdasarkan hasil analisis, kami menemukan 37 surat dinas dengan berbagai bentuk surat dinas.             Kesalahan penulisan bentuk suratnya banyak terdapat pada penulisan kepala surat yaitu misalnya menuliskan nama instansi sekolahan yaitu SMKN 4 Surabaya pada bagian kepala surat, kemudian penulisan alamat surat yaitu menuliskan jalan dengan singkatan Jln atau Jl. saja, seharusnya ditulis lengkap yaitu ‘Jalan’, selain itu penggunaan kata Kepada Yth yang seharusnya hanya ditulis salah satu saja, misal Kepada atau Yth saja. Kemudian ada beberapa kesalahan dalam segi bentuk-bentuk surat yang mungkin belum dikenal oleh peserta penyuluhaan (misal, ada yang menggunakan bentuk Indonesia Baru tetapi masih ada yang menulis paragrafnya tidak menjorok ke dalam).

Daftar Kesalahan penulisan bagian Surat Dinas

Pretest

No	Absen	Kesalahan	Keterangan
1.	02	Alamat Surat Kepala surat	Bentuk lurus
2.	08	Alamat surat Lampiran Kepala surat	Bentuk setengah lurus
3.	13	Alamat Surat Kepala surat	Bentuk setengah lurus
4.	14	Alamat surat Kepala surat Penggunaan kata sapaan	Bentuk setengah lurus
5.	16	Alamat surat Kepala surat Lampiran	Bentuk setengah lurus
6.	17	Alamat surat Kepala surat Penggunaan huruf kapital	Bentuk setengah lurus
7.	19	Alamat surat Lampiran Penggunaan bahasa	Bentuk setengah lurus
8.	21	Alamat surat Kepala surat	Bentuk setengah lurus
9.	23	Alamat surat Kepala surat	Bentuk setengah lurus
10	28	Alamat surat Kepala surat Penggunaan huruf capital Penutup surat	Bentuk setengah lurus
11.	30	Kop surat Alamat surat Penggunaan kata sapaan	Bentuk setengah lurus
12	35	Kepala surat Alamat surat	Bentuk lurus
13.	37	Kepala surat Alamat surat Penutup surat Penggunaan huruf kapital	Bentuk setengah lurus
14.	38	Kepala surat Alamat surat Penggunaan ejaan surat Penutup surat	Tidak berpola
15.	03	Nomor surat Penggunaan huruf kapital pada isi surat	Bentuk setengah lurus

b.      Hasil Post-test

Jumlah soal pada posttest yang kami lakukan yaitu sebanyak 5 butir soal uraian, diantaranya bentuk soalnya adalah sebagai berikut

1.      Setelah kalian mendapatkan materi tentang surat dinas, cobalah kalian buat surat dinas yang berisi pemberitahuan kepada wali murid bahwa tanggal 28 Maret 2011 akan diadakan ujian tengah semester, wali murid diharap melunasi tagihan yang belum terbayar , dengan menggunakan struktur surat dinas,bahasa, serta ejaan sesuai dengan EYD! (bentuk surat Indonesia lama, lurus penuh, lurus, setengah lurus, atau bentuk surat Indonesia baru, pilih salah satu bentuk) !

2.               1. Kepada Yth. Bapak/Ibu Guru SMKN 4 Surabaya

          2. Yth. Bapak/Ibu Guru SMKN 4 Surabaya

          3. Kepada

              Yth. Bapak/Ibu Guru SMKN 4 Surabaya

          4. Yth. Para Guru SMKN 4 Surabaya

Ø  Berdasarkan keempat uraian surat tersebut, manakah jawaban benar dan mana yang salah, beserta bukti alasan serta penjelasannya !

3.   Yth. :   1. Kepala Sekolah SMKN 1 Surabaya

          2. Kepala Sekolah SMKN 2 Surabaya

          3. Kepala Sekolah SMKN 4 Surabaya

          4. Kepala Sekolah SMKN 5 Surabaya

          5. Kepala Sekolah SMKN 6 Surabaya

Apabila alamat surat di atas diganti dengan Yth. Para Kepala Sekolah, apakah diperbolehkan? Jelaskan dengan alasannya!

4.      Jika surat disertakan jadwal acara, denah lokasi, serta rincian dana iuran. Penulisan lampiran surat adalah !

Lampiran             : . . . . . . . . . .

Berdasarkan hasil posttest yang kami peroleh yaitu

2 surat dinas bentuk lurus penuh

3 surat dinas bentuk setengah lurus

30 surat dinas bentuk Indonesia Baru

Berdasarkan hasil analisis kami, terdapat 35 surat dinas, karena pada saat posttest hari kedua, terdapat 2 peserta yang tidak hadir sehingga hanya terdapat 35 surat dinas. Kesalahan penulisan bentuk suratnya banyak terdapat pada penulisan alamat surat yaitu tujuan surat, misalnya Yth.Bapak/Ibu wali murid. Selain itu terdapat kesalahan dalam segi bentuk surat (misal, ada yang menggunakan bentuk Indonesia Baru tetapi masih ada yang menulis paragrafnya tidak menjorok ke dalam). Namun letak kesalahan pada posttest ini sedikit berkurang daripada hasil pretest sebelumnya, baik dalam segi bentuk surat, penulisan ejaaan alamat surat yaitu Jln, penulisan KepadaYth, penomoran surat, dsb. Hasil posttest lebih baik perubahannya yaitu misalnya, awal kali mereka masih banyak yang menggunakan singkatan Jln sehingga berubah menjadi Jalan, kemudian penggunaan kata Kepada Yth, banyak perubahan dengan memakai salah satu kata tersebut yaitu Yth atau Kepada saja. Dari segi bentuk surat bermula mereka menggunakan sesuai dengan kata hati mereka saja tanpa melihat kaidah bentuk surat dinas, namun setelah adanya penyuluhan ini, mereka mulai banyak terjadi perubahan dengan penulisan surat dalam bentuk yang hampir seluruhnya seragam menggunakan bentuk surat dinas Indonesia baru yaitu dengan bentuk menjorok ke kanan yang menunjukkan alinea.

Daftar Kesalahan penulisan bagian Surat Dinas

Posttest

No	Absen	Kesalahan	Keterangan
1.	28	Alamat Surat	Bentuk IB
2.	15	Alamat surat	Bentuk IB
3.	23	Alamat Surat	Bentuk IB
4.	07	Alamat surat Isi	Bentuk IB
5.	11	Alamat surat	Bentuk IB
6.	26	Alamat surat	Bentuk IB
7.	25	Alamat surat	Bentuk IB
8.	20	Alamat surat	Bentuk IB
9.	13	Alamat surat	Bentuk IB
10	04	Alamat surat Isi surat	Bentuk IB
11.	24	Kop surat	Bentuk IB
12	05	Alamat surat	Bentuk IB
13.	34	Nama jabatan	Bentuk IB
14.	29	Nama Jabatan	Bentuk IB
15.	27	Penutup (ttd, dst.)	Bentuk Lurus Penuh

Ada 15 surat yang mengalami kesalahan pada penulisan bagian surat, 11 kesalahan dalam menuliskan alamat surat, 2  kesalahan dalam menuliskan isi surat, 1 kesalahan dalam menuliskan kop surat, 1 kesalahan dalam menuliskan penutup (nama jabatan, ttd., nama terang, NIP)

Setelah dilaksanakan penyuluhan surat dinas adalah peserta penyuluhan dapat membuat surat dinas dengan baik dan benar dari segi bentuk surat, isi surat, dan bahasa surat.

Bentuk surat yang berkaitan dengan keserasiasn tata letak bagian-bagian surat dinas, yaitu kepala, pembuka, isi, dan penutup. Isi surat dinyatakan secara jelas, lugas, ringkas, dan eksplisit. Bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik sesuai dengan santun bahasa dan benar sesuai dengan kaidah bahasa: ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, dan struktur kalimat. Selain itu, siswa juga dapat mengaplikasikannya kelak dalam dunia pekerjaannya sesuai kebutuhan surat.

Bab III

Penutup

A.    Simpulan

Berdasarkan standar kompetensi serta kompetensi dasar yang ada pada pembelajaran siswa SMK pada umumnya yaitu standar kompetensi: berkomunikasi dengan bahasa Indonesia setara tingkat unggul, dan kompetensi dasar: 3.4 menulis surat dengan memperhatikan jenis surat, sehingga kami memilih siswa SMKN 4 Surabaya jurusan Administrasi Perkantoran karena materi surat dinas hanya diberikan pada waktu kelas XI khususnya kelas AP II (Administrasi Perkantoran II)  selama dua kali tatap muka. Pemilihan kelas tersebut berdasarkan hasil diskusi kami dengan wali kelas AP II yaitu Ibu Erni . Sebelumnya kami meminta kepada Ibu Erni untuk memilih siswa dengan taraf kemampuan menengah diantara empat kelas yang ada yaitu AP I, AP II, AP III, dan AP IV sehingga kami memilih kelas menengah yaitu AP II dengan jumlah siswa 37 orang siswa perempuan. Kegiatan penyuluhan awalnya kami rencanakan di tempat gedung aula SMKN 4 Surabaya, namun karena bapak wakasek kesiswaan yaitu Bapak Hadi tidak memberikan ijin kepada kami, karena melihat keefektifan kegiatan penyuluhan serta waktu sehingga kegiatan penyuluhan tersebut dilaksanakan di kelas XI AP II. Penyuluhan bahasa ini dimulai dengan kegiatan pretest yang diberikan kepada siswa kelas XI AP II yang dilaksanakan pada hari pertama yaitu Jumat pada tanggal 11 Maret 2011 tepat pukul 10.00--11.30  di kelas. Kemudian di hari kedua yang dimulai pada hari Sabtu pada tanggal 12 Maret 2011 tepat pukul 11.00—12.30 berlangsung kegiatan penyuluhan bahasa dan dilanjutkan untuk posttest.

 Berdasarkan hasil pretest tersebut, rata-rata siswa kurang memahami kaidah pembuatan surat dinas. Kesalahan yang terjadi yaitu pada bagian penulisan bahasa surat tidak sesuai EYD, seperti pada penulisan alamat surat dengan format Jln, penulisan Kepada Yth, penggunaan kata sapaan pada surat, penggunaan kalimat dalam pembuka surat. Selain itu hasil pretest yang kami analisis tersebut ditemukan 12 surat dinas bentuk lurus, 18 surat dinas bentuk Indonesia baru, dan 7 surat dinas yang tidak memiliki pola atau bentuk. Pada kegiatan pre test yang terdiri atas 37 siswa sedangkan pada kegiatan posttest terdiri atas 35 siswa dan dua diantaranya tidak masuk sekolah. Memang siswa tidak kami beri penjelasan terlebih dahulu tentang bentuk-bentuk surat dan beberapa konsep penulisan surat dinas dengan menggunakan bahasa yang sesuai EYD, namun kami mencoba untuk beranggapan bahwa siswa SMKN 4 Surabaya ini khususnya siswa kelas XI AP II ini telah mendapatkan pelajaran mengenai penulisan surat dinas ini pada mata pelajaran Bahasa Indonesia. Namun hal ini sangat disayangkan karena siswa SMKN 4 kelas XI AP II ini masih banyak yang melupakan pelajaran mengenai tulis-menulis surat terutama dalam hal bentuk-bentuk surat dan bahasa dalam surat. Melalui kegiatan pretest yang kami lakukan ini sebagai bahan kami memberikan penyuluhan, yaitu dengan hasil pretest tersebut kami mencoba untuk menganalisis kesalahan-kesalahan hasil pretes siswa, sehingga menjadi bahan pertimbangan kami dalam menyampaikan materi penyuluhan di hari kedua.

Setelah kami melakukan perbandingan hasil pretest kemudian melanjutkan pada kegiatan penyuluhan bahasa dan berakhir dengan posttest, telah kami dapatkan hasil yang sesuai dengan harapan kami yaitu peserta penyuluhan sudah mulai seragam dalam menggunakan bentuk surat dinas yang terbanyak yaitu bentuk surat dinas Indonesia baru. Selain itu mereka juga banyak menggunakan bahasa surat dengan ejaan yang sesuai EYD, tidak lagi seperti saat menuliskan surat dinas pada pretest.

B.     Saran

Harapan kami adalah ketika menyampaikan materi berdasarkan letak kesalahan mereka dalam kegiatan pretest, sehingga mereka lebih mengerti serta mampu memahami apa yang hendak kami berikan kepada mereka. Sehingga hal inilah yang membuat kami untuk melakukan kegiatan penyuluhan ini sebagai upaya reviu sekaligus penguatan materi pelajaran mengenai penulisan surat dinas khususnya dalam hal bentuk surat dan bahasa surat yang efektif. Dengan adanya kegiatan penyuluhan ini, kami berharap siswa SMKN 4 Surabaya ini lebih teliti lagi dalam menggunakan bahasa surat sesuai EYD, memilih bentuk surat dinas sesuai dengan kaidah yang ditentukan yaitu surat dinas bentuk lurus penuh, surat dinas bentuk setengah lurus, surat dinas bentuk Indonesia baru, surat dinas bentuk Indonesia lama.

Daftar Pustaka

Ø   Lampiran

          Bahan Penyuluhan / materi

No.	Kegiatan	Tujuan / Penanggung Jawab	Waktu
1.	Persiapan		Bulan februari minggu ke-3
2.	Penyusunan proposal penyuluhan	Kelompok	Bulan februari minggu ke-4
3.	Sosialisasi acara penyuluhan	Kelompok	Bulan Maret minggu ke-2 hari jumat, 11 Maret 2011
4.	Pre test materi penyuluhan surat dinas	Kelompok
5.	Pengumpulan data	Kelompok
6.	Analisis data pre test	Kelompok
7.	Penyusunan materi penyuluhan penulisan surat dinas	Kelompok
8.	Penyuluhan penulisan surat dinas	Kelompok	Bulan Maret minggu ke-2 Hari Sabtu, 12 Maret 2011
9.	Post test  materi penyuluhan surat dinas	Kelompok
10.	Analisis data post test	Kelompok	Bulan Maret minggu ke-3
11.	Pembuatan laporan	Kelompok