Menulis Surat Dinas

MATERI 3

MENULIS SURAT

3.1 Tujuan Pelatihan

            Dalam kegiatan ini akan disajikan cara-cara menulis surat resmi atau surat dinas. Pembahasan cara menulis surat ini akan dilakukan secara terpadu dalam uraian bagian-bagian surat, kegunaan, dan cara mengisi bagian-bagian tersebut, serta contoh-contoh beberapa surat resmi.

            Pengetahuan dan keterampilan ini sangat Anda perlukan. Oleh karena itu, tanpa penjelasan yang cukup bisa jadi setiap komponen surat hanya dianggap sebagai asesori, yang dapat diisi dan diletakkan dalam posisi sesuka hati. Sebagai keterampilan, tanpa pelatihan yang memadai kemampuan menulis surat tidak akan dimiliki secara baik dan benar.

            Materi kegiatan ini diharapkan dapat membekali Anda dalam pengetahuan dan keterampilan menulis surat resmi. Dengan kata lain, setelah mempelajari materi ini Anda diharapkan dapat:

(1)   menjabarkan bagian-bagian surat resmi,

(2)   menguraikan fungsi setiap bagian surat,

(3)   menunjukkan beberapa contoh surat resmi, dan

(4)   menulis surat resmi secara baik dan benar.

3.2 Bagian-Bagian Surat

            Surat merupakan komposisi yang dibentuk oleh bagian-bagian surat. Setiap bagian surat memiliki fungsi yang berbeda-beda. Bagian-bagian itu akan efektif atau mempu memberikan gambaran informasi yang lengkap jika disajikan secara tepat, cxermat, jelas, sopan, dan menarik. Bagian-bagian surat dideskripsikan sebagai berikut.

A.    Kepala Surat

(1)   Nama Lembaga

(2)   Alamat Lembaga

(3)   Nama Kota

(4)   Lambang/Logo Lembaga

B.      Pembuka Surat

(5)   Tanggal Surat

(6)   Nomor Surat

(7)   Lampiran

(8)   Hal Surat

(9)   Alamat Surat

(10)           Salam Pembuka

C.     Isi Surat

(11)           Paragraf Pembuka

(12)           Paragraf Isi

(13)           Paragraf Penutup

D.    Penutup Surat

(14)           Salam Penutup

(15)           Nama Penanggung Jawab

(16)           NIP; NRM; NRP

(17)           Tanda Tangan Penanggung Jawab

(18)           Cap Lembaga

(19)           Tembusan-Tembusan

(20)           Inisial

3.2.1 Penulisan Kepala Surat

            Kepala surat biasanya ditik di sebelah kiri atas. Boleh juga ditik di tengah-tengah. Kepala surat disusun (biasanya sudah dicetak) dalam tampilan yang menaraik. Kepala surat itu mencerminkan resminya sebuah surat. Oleh karena itu, blangko surat dinas tidak diperkenankan untuk bersurat-suratan secara pribadi. Kepala surat dapat berperan sebagai alamat (identitas) pengirim surat. Di bawah ini disajikan beberapa contoh penulisan kepala surat.

DINAS PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

Jalan Jenderal Sudirman, Pintu I Senayan, Jakarta

Telepon (021)581436, 581982, 581466, 581903

DINAS PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

FAKULTAS BAHASA DAN SENI

Kampus Lidah Wetan, Telepon (031)7527527, Surabaya

            Nama lembaga diurutkan dari yang paling tinggi sampai pada lembaga yang mengeluarkan surat. Nama lembaga yang mengeluarkan surat boleh dicetak dengan huruf tebal dan huruf yang berukuran besar. Lambang/logo lembaga diletakkan di sudut kiri dan bersifat alternatif.

3.2.2 Penulisan Tanggal Surat

            Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal, bulan, tahun harus ditulis secara lengkap. Perhatikan contoh-contoh di bawah ini.

Yang tidak disarankan                                  Yang disarankan

12-2-2010                                                        12 Februari 2010

12 Feb. 2010

12-Februari-2010

12 Februari ‘10

Di belakang angka tahun didak perlu dibubuhkan tanda baca apa pun.

3.2.3 Penulisan Nomor Surat

            Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (keluar), (2) kode, (3) bulan, dan (4) tahun. Nomor surat ditik satu baris dengan tanggal surat (bentuk lurus, setengah lurus, dan resmi). Nomor surat sangat bermanfaat untuk (1) memudahkan pengarsipan, (2) memudahkan pencarian kembali, (3) mengetahui jumlah surat yang keluar, (4) mempermudah perujukan surat balasan, dan (5) memudahkan petugas kearsipan. Berikut ini disajikan beberapa contoh penulisan nomor surat:

Nomor: 28/LRST/U/II/2010

Keterangan:

            28        = Kode nomor urut surat keluar

            LRST   = Kode instansi atau unit kerja

            U         = Kode hal surat

            II          = Kode bulan ditulis pakai angka romawi

            2010    = Kode tahun surat keluar

3.2.4 Penulisan Lampiran

            Lampiran ialah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Surat yang melampirkan sesuatu (misalnya daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah, surat keterangan sehat dari dokter) perlu disebutkan jumlah yang dilampirkan. Hal ini berguna agar penerima surat dapat meneliti kelengkapan lampiran yang disertakan. Kata lampiran jangan disingkat lamp. Perhatikan contoh-contoh berikut ini.

Yang tidak disarankan                                  Yang disarankan

Lampiran        : 2 (dua) berkas                      Lampiran        : Dua berkas

Lampiran        : III helai                                 Lampiran        : Tiga helai

Lampiran        : Dua Eks.                               Lampiran        : Dua eksemplar

Lampiran        : Lima (5) bendel                    Lampiran        : Lima bendel

            Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan, atau pada kolom lampiran diisi satu tanda hubung (-).

3.2.5 Penulisan Hal Surat

            Penulisan hal surat setelah lampiran berguna agar pembaca dapat mengetahui pokok pembicaraan surat sebelum membaca isi surat secara lengkap. Selain kata hal, kita sering menjumpai kata perihal. Meskipun keduanya sinonim, sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat dan praktis.

            Hal surat pada dasarnya sama dengan judul karangan. Oleh karena itu, penulisan hal surat disamakan dengan penulisan judul karangan. Hal surat berupa frasa (bukan kalimat) dan setiap kata diawali dengan huruf capital (kecuali kata tugas). Akhir baris penulisan hal surat tidak perlu dibubuhi tanda baca apa pun.

Yang tidak disarankan                                  Yang disarankan

Hal      : UNDANGAN RAPAT                    Hal      : Undangan Rapat

Hal      : Permohonan cuti kuliah                  Hal      : Permohonan Cuti Kuliah

Hal      : Lamaran Pekerjaan                         Hal      : Lamaran Pekerjaan

3.2.6 Penulisan Alamat Surat

            Sebelum dikirimkan, surat harus diberi amplop (sampul) lebih dahulu. Pada amplop itu biasanya dituliskan alat surat secara lengkap. Dengan demikian, ada dua macam alamat surat yang dikenal dengan istilah alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar ialah alamat yang dituliskan di amplop; alamat dalam ialah alamat yang tertulis di dalam surat. Alamat surat digunakan sebagai penunjuk langsung siapa yang harus menerima surat.

            Yang perlu diperhatikan pada penulisan alamat surat ialah sebagai berikut:

(1)   Alamat surat tidak perlu diawali kata kepada. Tanpa kepada, surat yang dimaksud sudah cukup jelas, yaitu alamat itu ditujukan kepada orang yang dikirimi surat. Selain itu, kata kepada sebenarnya tidak berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah/tujuan.

(2)   Untuk menyatakan ungkapan yang terhormat pada awal nama orang/jabatan penerima surat, cukup dituliskan Yth. (diawali huruf kapital dan disertai tanda titik sebagai akhir singkatan).

(3)   Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat menyertakan kata sapaan Ibu, Bapak, atau Saudara. Jika nama orang yang dituju didahului gelar akademik/pangkat/jabatan (misalnya Dra., Ir., Kapten, atau Direktur) sapaan Ibu, Bapak, atau Saudara tidak digunakan. Perhatikan contoh berikut ini.

Contoh penulisan yang salah:

Yth. Bapak Rektor Unesa Surabaya

Yth. Bapak Drs. Adi Sampurno, M.Hum.

Yth. Ibu Direktur CV Larasati

Contoh penulisan yang benar:

Yth. Rektor Unesa Surabaya

Yth. Bapak Adi Sampurno, Drs., M.Hum.

Yth. Direktur CV Larasati

(4)   Penulisan alamat surat dimulai dari alamat yang lebih kecil (sempit) ruang lingkupnya dan makin lama makin besar (luas), misalnya berturut-turut nama jalan, kota, provinsi, dan seterusnya.

(5)   Kata depan di sebagai pengantar nama kota tidak perlu dicantumkan. Nama kota tidak perlu digarisbawahi dan tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun.

(6)   Penulisan alamat surat harus jelas, cermat, dan lengkap agar tidak menyulitkan petugas pos dalam menyampaikan surat itu kepada yang bersangkutan. Selain itu, penulisan alamat surat harus sesuai dengan kaidah ejaan yang resmi

Yang tidak disarankan                      Yang disarankan

Kepada                                               Yth. Bapak Yudistira Adi Nugraha

Yth. Bpk.  Yudistira Adi Nugraha    Sambong Permai A/6

Sambong Permai Blk A/No. 6          Jombang

Jombang

Yth. Ibu dr. Erwina Dwi Larasati     Yth. dr. Erwina Dwi Larasati

Jln. Kartini Gg. II/12                         Jalan Kartini II/12

Surabaya                                            Surabaya

Yth. CV LARASATI                          Yth. Direktur CV LARASATI

Sambong Permai Blok A/4               Sambong Permai A/4

JOMBANG                                         Jombang 

3.2.7 Penulisan Salam

            Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu salam pembuka dan salam penutup. Salam pembuka merupakan tanda hormat sebelum memulai pembicaraan. Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah komunikasi dengan pembaca atau penerima surat.

            Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.

Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat resmi ialah Dengan hormat. Ungkapan lain yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah:

Salam sejahtera,

Saudara …,

Saudara … yang terhormat,

Ibu … yang terhormat,

Bapak … yang terhormat,

Selain itu, terdapat juga salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:

            Assalamu’alaikum wr. Wb.,

            Salam Pramuka,

            Salam perjuangan,

            Merdeka,

            Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat resmi ialah:

            Hormat kami,

            Hormat saya,

            Salam takzim

            Wasalam,

            Penulisan salam pembuka dan salam penutup harus memperhatikan ketentuan berikut ini: (1) kata pertama diawali dengan huruf kapital dan (2) salam diakhiri dengan tanda koma (,).

3.2.8 Penulisan Isi Surat

            Isi surat yang lebih dikenal dengan tubuh surat berisi pesan. Isi surat merupakan bagian yang sangat penting. Tercapai atau tidaknya penulis dalam mengomunikasikan pesan bergantung pada kejelasan bagian ini. Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

            Paragraf pembuka merupakan pengantar isi surat untuk menarik perhatian penerima surat kepada isi surat yang sesungguhnya. Ada beberapa alternatif untuk mengawali paragraf pembuka:

Berdasarkan ….

Mengaitkannya dengan surat kami nomor ….

Kami beritahukan  bahwa ….

Sesuai dengan undangan ….

Bersama ini kami sampaikan contoh ….

Kami mohon bantuan Saudara ….

Pertama-tama perkenankanlah kami melaporkan ….

Berkenaan dengan surat Saudara Nomor ….

            Paragraf isi itu merupakan gagasan inti yang hendak disampaikan oleh penulis surat. Sabariyanto (1998:38) mengatakan bahwa paragraf isi itu merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. Paragraf ini harus diungkapkan secara singkat, jelas, tepat, terarah, sopan, dan menarik. Setiap satuan pikiran sebaiknya diungkapkan dalam satu paragraf. Inti surat dapat terdiri atas beberapa paragraf. Kalimat yang dapat digunakan untuk memulai paragraf inti surat, misalnya:

            Berdasarkan hal-hal yang disebutkan di atas ….

Untuk itu ….

Sehubungan dengan keterangan di atas ….

Sehubungan dengan itu ….

            Paragraf penutup merupakan bagian yang berfungsi sebagai kunci isi surat atau merupakan penegasan surat itu. Paragraf penutup dapat berisi simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih (Sampurno, 1990:39). Kalimat yang dapat digunakan dalam paragraph penutup, misalnya:

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan ….

Sambil menunggu kabar baik dari Bapak, kami ucapkan ….

Besar harapan kami agar Saudara ….

Demikian, laporan ini disampaikan untuk ….

Kami akan sangat bergembira bila Bapak .,..

3.2.9 Penulisan Nama Penanggung Jawab

            Nama penanggung jawab dicantumkan di bawah tanda tangan. Penulisan nama terang penanggung jawab surat diatur sebagai berikut.

(1)   Nama terang hendaknya ditulis lengkap.

(2)   Huruf pertama unsure-unsur nama terang ditulis dengan huruf kapital.

(3)   Nama terang tidak perlu diapit oleh tanda kurung atau tanda baca apa pun.

(4)   Nama terang tidak perlu digarisbawahi.

(5)   Nama terang tidak diakhiri tanda baca apa pun.

Yang tidak disarankan                                  Yang disarankan

(Satria Adi Bimasakti)                                               Satria Adi Bimasakti

Kepala                                                                        Kepala

Direktur                                                          Direktur,

DR. ERWINA DWI LARASATI, M.SI.         dr. Erwina Dwi Larasati, M.Si.

NIP: 131.930.157                                           NIP 131930157

3.2.10 Penulisan Tembusan Surat

            Kata Tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagan kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sebaris dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai tanda ttik dua (:), tanpa digarisbawahi.

            Ketentuan isi tembusan ialah sebagai berikut:

(1)   Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari saru, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu tidak perlu diberi nomor urut.

(2)   Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.

(3)   Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

(4)   Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Pertinggal.

Perhatikan contoh penulisan tembusan berikut ini.

Yang tidak disarankan

Tembusan:

(1)   Yth. Bapak Dirjen Dikti

(2)   Yth. Bapak Irjen Depdiknas di Jakarta

(3)   Yth. Rektor Unesa Surabaya

(4)   Yth. Sdr. Drs. Adi Sampurno, M.Hum.

(5)   Arsip

Yang disarankan

(1)   Dirjen Dikti

(2)   Irjen Depdiknas

(3)   Rektor Unesa Surabaya

(4)   Drs. Adi Sampurno, M.Hum.

3.2.11 Penulisan Inisial

Inisial (sandi) ditempatkan pada bagian paling bawah. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung pengirim surat. Oleh karena itu, inisial sebaiknya ditulis di surat yang diarsipkan saja. Perhatikan contoh berikut ini.

IS/WS

IS singkatan nama pengonsep surat Imam Syafi’i

WS singkatan nama pengetik surat Wiwik Sutinah

3.3 Bahasa Surat

            Menulis surat resmi harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku dapat dikenali dari ejaan, pemakaian kata, bentuk kata, dan struktur kalimat. Perhatikan bandingan berikut ini.

(1)   Ejaan

Tidak Baku                            Baku

nomer                                     nomor

senen                                       Senin

do’a                                         doa

ijin                                           izin

telpon; telefon                                    telepon

photo copy; foto kopi             fotokopi

komplek                                  kompleks

s/d; a/n; d/a                         s.d.; a.n.; d.a.

(2)   Pemakaian Kata

Tidak Baku                            Baku

makanya                                 karena itu

cuma                                       hanya

mumpung                               selagi; senyampang

dikasihkan                              diberikan

barusan                                   baru saja

saking jengkelnya                  karena jengkelnya

(3)   Bentuk Kata

Tidak Baku                            Baku

mentik                                     mengetik

merubah; merobah                mengubah

mentaati                                 menaati

mengristal                               mengkristal

sekedar                                   sekadar

kekomplekan                          kekompleksan

tercermin                                tecermin

(4)   Kalimat

Tidak Baku               

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Masalah itu sudah diketahui oleh saya.

Surat Saudara kami sudah terima dengan baik.

Saya mintakan ijin anak saya.

Baku

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Masalah itu sudah saya ketahui.

Surat Saudara sudah kami terima dengan baik.

Saya memohonkan izin anak kami.

Selain baku, kalimat surat resmi harus efektif. Bahasa efektif ialah bahasa yang tepat sasaran. Bahasa yang efektif ditandai dengan pemakaian bahasa yang sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik. Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit.

Dalam surat resmi sebaiknya tidak digunakan ungkapan-ungkapan sejenis kalimat berikut ini.

(1)   Sudilah kiranya Saudara dapat meluangkan waktu sejenak untuk menghadiri rapat itu.

(2)   Kami sangat menghaturkan beribu-ribu terima kasih atas kehadiran Bapak.

(3)   Kami sampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga atas bantuan Bapak.

(4)   Sebelum dan sesudahnya tak lupa kami ucapkan diperbanyak terima kasih.

(5)   Perusahaan kami masih membuka pintu lebar-lebar kepada para pelamar yang sudah banyak memakan asam garam dalam tugasnya.

Pelatihan

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi menulis surat di atas kerjakanlah pelatihan berikut ini.

(1)   Jelaskan secara singkat bagian-bagian surat resmi beserta kegunaannya.

(2)   Berikan komentar Anda mengenai pemakaian bahasa surat berikut ini.

(3)   Kalau menurut Anda dalam bahasa surat di atas terdapat kekeliruan, perbaikilah sehingga menjadi surat yang baik.

PANITIA PERINGATAN HUT RI KE 65 DESA SAMBONGDUKUH

Sekretariat: RT 01/RW 05, Sambong Permai A/6

J  O  M  B  A  N  G

Nomer: 02/PPHBN/U/VII/20010                                      5 Juli 2010

Lamp. : ---

Hal      : Undangan Rapat

Kepada Yth.

Ketua RT Desa Sambongdukuh

Jombang

Dengan hormat,

            Dalam rangka memperingati dan merayakan HUT RI ke-65, kami warga Desa Sambongdukuh, Jombang akan mengadakan berbagai kegiatan: bersih desa, ziarah kubur, perlombaan, dan malam renungan. Untuk itu, kami mengundang Bapak/Ibu dalam rapat persiapan . Rapat persiapan itu akan diadakan pada:

            Tanggal           : 10 Juli 2010

            Waktu             : Jam 19.30 s/d selesai

Tempat           : Balai Desa Sambongdukuh

            Karena pentingnya acara ini kami minta Bapak/Ibu menghadirinya secara tepat waktu. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

                                                            Wassalam,

                                                            Ketua,

                                                            Satria Adi Bimasakti

Daftar Pustaka

Ahmad, Sabaruddin

            1980    Pedoman Surat-menyurat. Medan: SA Sinar Agung.

Arifin, E. Zaenal

            1989    Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta: PT

                        Mediatama Sarana Perkasa.

Sabariyanto, Dirgo

            1989    Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: PT Mitra Gama Widya.

Sampurno, Adi

            1990    “Kemampuan Menulis Surat Lamaran Pekerjaan Siswa Kelas II

                        SMEA Negeri Sekotamadia Surabaya. Skripsi FPNS, IKIP

                        Surabaya.

Soedjito dan Solchan

            1990    Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung: Remaja

                        Rosdakarya.

Sudaryono

            1983    Surat-menyurat dalam Bahasa Indonesia. Bandung: Alumni.

Sumantri, Maman

            1978    Surat-menyurat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan

                        Bahasa.